해외 제출 서류, 번역부터 공증·아포스티유까지 알아보기

해외 유학, 취업, 이민, 결혼, 비자 신청, 해외 법인 업무 등을 준비하다 보면 국내에서 발급받은 서류를 해외 기관에 제출해야 하는 경우가 있습니다.

가족관계증명서, 혼인관계증명서, 기본증명서, 졸업증명서, 성적증명서, 재직증명서, 경력증명서, 사업자등록증 등 다양한 서류가 해외 제출 서류로 사용됩니다.

그런데 국내에서 발급받은 서류를 그대로 해외 기관에 제출할 수 있는 것은 아닙니다. 제출하는 국가와 기관, 서류의 종류에 따라 번역, 공증, 아포스티유 또는 영사확인 등의 절차가 필요할 수 있습니다. 

이번 글에서는 해외 제출 서류를 준비할 때 알아두면 좋은 기본적인 절차와 주의사항을 정리해 보겠습니다.

해외 제출 서류는 왜 별도의 절차가 필요할까?

한국에서 발급된 서류는 국내에서는 공식적인 문서로 인정되지만, 해외 기관에서는 해당 문서의 발급 사실이나 서명, 직인 등을 확인하는 절차가 필요할 수 있습니다.

특히 해외 학교, 회사, 관공서, 법원, 은행, 출입국 관련 기관 등에 서류를 제출할 때는 해당 국가의 요구사항에 맞춰 서류를 준비해야 합니다.

일반적으로 다음과 같은 절차가 이용됩니다.

① 국내 서류 발급
② 필요한 경우 번역
③ 번역문 또는 원본에 대한 공증
④ 아포스티유 또는 영사확인
⑤ 해외 기관에 제출

다만 모든 서류가 같은 순서로 진행되는 것은 아닙니다.

제출 국가가 어디인지, 서류를 제출하는 기관이 어디인지, 어떤 목적으로 사용하는지에 따라 필요한 절차가 달라질 수 있습니다.

1. 해외 제출 서류 번역

가장 먼저 확인해야 할 부분은 제출하는 국가에서 어떤 언어의 서류를 요구하는지입니다.

예를 들어 한국에서 발급받은 가족관계증명서를 중국 기관에 제출한다면 중국어 번역이 필요할 수 있고, 미국이나 영국 등 영어권 국가에 제출한다면 영어 번역이 필요한 경우가 많습니다.

번역이 필요한 대표적인 해외 제출 서류는 다음과 같습니다.

• 가족관계증명서
• 기본증명서
• 혼인관계증명서
• 주민등록등본
• 출생증명서
• 졸업증명서
• 성적증명서
• 재직증명서
• 경력증명서
• 사업자등록증
• 법인 관련 서류
• 각종 회사 서류

중요한 것은 단순히 한국어를 외국어로 옮기는 것만이 아니라 해외 제출 목적에 맞는 형식과 내용을 정확하게 번역하는 것입니다.

특히 이름, 생년월일, 주소, 기관명, 직책, 학력 및 경력 등의 정보는 원본과 일치하도록 확인하는 것이 좋습니다.

2. 번역공증이 필요한 경우

해외 기관에서 번역문에 대한 공증을 요구하는 경우에는 번역공증 절차가 필요할 수 있습니다.

번역공증은 일반적인 번역과는 조금 다릅니다.

해외 제출용 번역문에 대해 공증 절차를 진행하여 해당 번역문을 공식적인 제출 서류로 사용할 수 있도록 하는 과정입니다.

다만 해외 기관에서 요구하는 방식에 따라 번역공증이 필요한 경우도 있고, 별도의 공증 없이 번역문만 제출할 수 있는 경우도 있습니다.

따라서 해외 제출 서류를 준비하기 전에 제출기관에서 번역공증을 요구하는지 먼저 확인하는 것이 좋습니다.

3. 아포스티유란 무엇일까?

해외 제출 서류를 준비하면서 가장 많이 접하게 되는 용어 중 하나가 아포스티유(Apostille)​입니다.

아포스티유는 한 국가에서 발급된 공문서를 다른 국가에서 사용할 수 있도록 문서의 진정성을 확인해 주는 제도입니다.

아포스티유 협약에 가입한 국가 사이에서는 기존의 복잡한 영사확인 절차를 대신해 아포스티유를 이용할 수 있습니다.

예를 들어 한국에서 발급받은 특정 공문서를 아포스티유 협약 가입국에 제출하는 경우, 해당 문서에 아포스티유를 받아 해외에서 사용할 수 있습니다.

아포스티유가 필요한 대표적인 상황은 다음과 같습니다.

• 해외 유학 및 학교 제출
• 해외 취업
• 해외 이민
• 해외 결혼 관련 서류
• 해외 비자 신청
• 해외 법인 및 사업 관련 업무
• 해외 관공서 제출
• 해외 은행 및 금융기관 제출

다만 아포스티유를 받았다고 해서 모든 해외 기관에서 무조건 인정되는 것은 아닙니다.

최종적으로 어떤 서류를 어떤 형식으로 제출해야 하는지는 서류를 요구한 해외 기관의 안내를 확인하는 것이 가장 정확합니다.

4. 아포스티유와 영사확인은 어떻게 다를까?

해외 제출 서류를 준비할 때 아포스티유와 함께 자주 나오는 것이 영사확인입니다.

두 절차는 비슷한 목적을 가지고 있지만 적용되는 국가와 상황이 다릅니다.

간단하게 구분하면 다음과 같습니다.

아포스티유

아포스티유 협약에 가입한 국가 사이에서 사용하는 인증 방식입니다.

영사확인

아포스티유 협약이 적용되지 않는 국가 등에 서류를 제출할 때 해당 국가의 대사관이나 영사관 등의 확인 절차가 필요한 경우 이용합니다.

따라서 해외 제출 서류를 준비할 때는 단순히 "아포스티유를 받으면 된다"고 생각하기보다는 제출 국가를 먼저 확인하는 것이 중요합니다.

5. 해외 제출 서류 준비 순서는 정해져 있을까?

많은 분들이 "번역을 먼저 해야 하나요?", "공증을 먼저 받아야 하나요?", "아포스티유는 언제 받나요?"라고 궁금해합니다.

하지만 모든 서류에 동일한 순서가 적용되는 것은 아닙니다.

예를 들어 원본 서류에 아포스티유를 받는 경우와 번역문을 함께 제출하는 경우의 준비 방법이 다를 수 있습니다.

또한 국가에 따라 번역문에 대한 별도의 인증을 요구하기도 합니다.

따라서 일반적인 순서만 보고 진행하기보다는 다음 네 가지를 먼저 확인하는 것이 좋습니다.

① 어느 나라에 제출하는지
② 어떤 기관에 제출하는지
③ 어떤 목적으로 제출하는지
④ 원본, 번역문, 공증 및 인증 중 무엇을 요구하는지

이 네 가지를 확인하면 불필요한 절차를 줄이는 데 도움이 됩니다.

해외 제출 서류를 준비할 때 주의할 점

원본 발급일을 확인하세요

일부 해외 기관은 최근에 발급된 서류만 인정하는 경우가 있습니다.

특히 가족관계, 혼인관계, 재직 관련 서류 등은 제출기관에서 발급일 기준을 정해놓았는지 확인하는 것이 좋습니다.

이름과 개인정보를 확인하세요

여권의 영문 이름과 번역문에 표시된 이름이 다른 경우 문제가 발생할 수 있습니다.

이름뿐만 아니라 생년월일, 주소, 회사명, 학교명 등도 원본과 번역문을 비교해 보는 것이 좋습니다.

제출기관의 요구사항을 먼저 확인하세요

같은 국가에 제출하더라도 기관에 따라 요구하는 서류와 인증 방법이 다를 수 있습니다.

대사관, 학교, 회사, 관공서 등 제출기관에서 안내한 내용을 먼저 확인하는 것이 안전합니다.

아포스티유가 필요한 국가인지 확인하세요

아포스티유 협약 가입 여부에 따라 아포스티유 또는 영사확인 등 필요한 절차가 달라질 수 있습니다.

해외 제출 서류를 준비하기 전에 제출 국가를 먼저 확인하는 것이 좋습니다.

자주 묻는 질문

Q. 모든 해외 제출 서류에 아포스티유가 필요한가요?

아닙니다.

제출하는 국가와 기관, 서류의 종류 및 사용 목적에 따라 달라집니다. 아포스티유가 필요하지 않은 경우도 있습니다.

Q. 번역만 하면 해외에서 사용할 수 있나요?

제출기관의 요구사항에 따라 다릅니다.

번역문만 요구하는 곳도 있지만 번역공증이나 별도의 인증을 요구하는 경우도 있으므로 먼저 확인하는 것이 좋습니다.

그리고 영어권 나라에서는 영문 발급된 서류로 진행하는 경우도 있습니다.

공문서, 사문서 등에 따라 진행되는 방법이 다르므로 자세한 확인이 필요합니다.

Q. 아포스티유를 받으면 해외에서 바로 사용할 수 있나요?

대부분의 경우 아포스티유가 해당 국가에서 문서 인증을 위한 중요한 절차이지만, 번역문이나 추가 서류를 요구하는지는 제출기관에 따라 다를 수 있습니다.

따라서 아포스티유를 신청하기 전에 최종 제출처의 요구사항을 확인하는 것이 좋습니다.

해외 제출 서류는 미리 준비하는 것이 좋습니다

해외 제출 서류는 단순히 서류 한 장을 발급받는 것으로 끝나지 않는 경우가 많습니다.

서류 발급 → 번역 → 번역공증 → 아포스티유 또는 영사확인 → 해외 제출과 같이 여러 단계가 필요할 수 있기 때문입니다.

특히 유학, 취업, 비자, 이민, 해외 법인 업무처럼 제출기한이 정해져 있는 경우에는 필요한 절차를 미리 확인하는 것이 좋습니다.

가장 중요한 것은 제출 국가와 제출기관의 요구사항을 먼저 확인하는 것입니다.

같은 서류라도 어느 나라에 제출하느냐에 따라 필요한 절차가 달라질 수 있기 때문입니다.

동양여행사 정보센터

동양여행사는 해외 업무에 필요한 번역, 번역공증, 아포스티유, 영사확인 및 해외 제출 서류​와 관련된 업무를 진행하고 있습니다.

각종 해외 서류 준비와 관련하여 필요한 절차가 궁금하다면 문의를 통해 상담받을 수 있습니다.

앞으로 이 정보센터에서는 해외 제출 서류를 준비하면서 궁금해할 만한 내용을 하나씩 정리해 소개하겠습니다.